Como se realiza um evento?

O que é um evento?

Evento é um acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilização de um grupo ou comunidade.

O Sucesso do mercado de eventos é o seu formato, ele tem uma proposta promocional, tem curto espaço de tempo e ações integradas  simultâneas atraindo o público alvo interessado.Como atinge apenas e diretamente o público alvo, é mais barato e eficaz que a propaganda.

Sem automação o que acontece?

1.     As Informações de risco quando reportadas já estão desatualizadas

2.     O gerenciamento se torna reativo ao invés de proativo

3.     O processo nunca cresce e nem melhora, pois sua padronização é deficiente e o processo fica dependendo muito dos colaboradores

Inicia-se a automatização verificando e diagnosticando onde estão os pontos fracos do processo do cliente e conscientizá-lo.É por este ponto que devemos iniciar a consultoria/automação.

CARACTERÍSTICAS DE NOSSO SEGMENTO

Muitos Realizadores de evento trabalham sazonalmente.

Normalmente empresas com poucos projetos

Isto gera conseqüências que fazem da automação ainda mais importante e necessária:

1.     Alta rotatividade de colaboradores (perda de histórico e dados)

2.     Formas de trabalho diferenciadas de ano a ano (mudam os colaboradores, mudam os métodos)

3.     Falta de registros e informações de edições anteriores

4.     Inexistência de bancos de dados de participantes para eventos posteriores

5.     Pessoal pouco qualificado ou free-lancer, pouco envolvidos no projeto

 A.Como realizar um evento.

  

Vamos utilizar o método dos 5P´s da Realização de Eventos para melhor memorizar cada etapa:

1.     Pré-projeto

2.     Planejamento

3.     Preparação e Organização

4.     Por em Prática/Realizar

5.     Pós-evento

Antes de iniciar cada etapa é bom salientar que as empresas realizadoras de evento, são como qualquer tipo de estabelecimento comercial com fins lucrativos, departamento comercial, Administração, Finanças, Técnico e de Produção

Apenas uma parte do projeto do Realizador de Eventos é “eventual”, que é o Evento local propriamente dito.

Nesta fase a produção é o setor mais ativo. Mas é muito importante lembrar que os outros setores trabalham durante todo ano na execução de outros processos do evento.

1.PRÉ-PROJETO

1.     Definição clara do que deve ser o evento

2.     O que fazer, quem faz, onde faz, quando faz, por que faz, como faz e quanto custa fazer (5W/2H)

3.     Demanda do “produto” e concorrência (análise do mercado)

4.     Que ferramentas usar

5.     Possibilidades de patrocínio

6.     Analise de viabilidade técnica/econômica (necessidade de recursos técnicos e humanos e simulação otimista e pessimista do negócio)

2.PLANEJAMENTO

1.     Prospecção de negócios no mercado convencional ou em projetos inéditos 2.     Contrato de Prestação de Serviços de Organização com modelos padronizados, detalhes jurídicos, formas de remuneração claras 3.     Estudos Mercadológicos (propostas para a temática, sugestões de data e local, perfil dos participantes, potencial de realização e objetivos e metas) 4.     Calendário de Eventos da Cidade (aspectos da infra-estrutura, iniciativas similares, capacidade hoteleira) 5.     Previsão Orçamentária (receitas, despesas, resultado) 6.     Cronograma de Desembolsos (planilhas de acompanhamento, investimentos iniciais) 7.     Tipos de eventos e terminologia (congresso, seminário, simpósio ou outro nome) 8.     Programações integradas (exposição paralela, visitas técnicas, workshops, tutoriais e cursos) 9.     Esboço do Programa (científico, acadêmico, técnico, social, turístico) 10.Cronograma de Atividades (cronogramas, responsáveis e prazos) 11.Relacionamento "cliente e organizador" - Comissões de Suporte (organizadora, executiva, técnica e outras) 12.Apoio Institucional (entidades de ensino, pesquisa e desenvolvimento tecnológico, órgãos governamentais, associações, sindicatos, autarquias) 13.Programação Visual (logomarca oficial, impressos em geral) 14.Patrocínios, subvenções e permutas (iniciativa privada, fornecedores da área, publicações especializadas, órgãos públicos) 3. PREPARAÇÃO E ORGANIZAÇÃO 1.     Programa Técnico e Científico (chamadas de trabalhos, comissões específicas, critérios de seleção de palestras, normas de publicação de textos, planilhas de dias e horários e formatação final) 2.     Meios e Formas de Divulgação 3.     Automação do Evento (sistemas informatizados - gerenciamento, administração, credenciamento e outros) 4.     Bancos de dados atualizados e unificados 5.     Aspectos Jurídicos (marcas e patentes, contratos e acordos) 6.     Locais de pré Inscrições (secretaria executiva, secretarias regionais) 7.     Gerenciamento e Administração de fornecedores ( propostas e orçamentos, contratos em geral, previsão orçamentária) 8.     Email Marketing, Textos e Correspondências com cronogramas de respostas 9.     Visitas para Patrocínios, Subvenções, Permutas e Negociações especiais 10. Contratação do Local do Evento (ordem de serviços e suporte e logística) 11.Contratação de Mão de obra (recepcionistas, coordenadoras, operadores, locutor oficial, mestre de cerimônia, fotógrafo, seguranças, faxineiras, mensageiros e outros, com propostas, contratação, treinamento, encargos sociais e trabalhistas) 12.Material dos Participantes (crachá e pasta de trabalho, bloco de anotações, caneta e formulário para perguntas, programa oficial, lembranças e brindes, apostila ou anais, certificado, atestado para carga horária, manual de orientação) 13.Iniciativas Integradas (estruturação, programa de atividades, conferencistas, infra-estrutura, divulgação, inscrições, suporte e logística) 14.Locação de equipamentos (Consumo, permanente, máquinas e equipamentos - microcomputadores, aparelhos de fax, copiadoras, rádios para intercomunicação) 15.Recebimento de material de Conferencistas (Manual de orientação, formulários padronizados para currículo, resumo do trabalho e material de suporte, mapa de localização, inscrição-cortesia) 16. Serviços de Apoio aos Participantes (hospedagem, passagem, traslados, opcionais noturnos - agência de turismo oficial) 17. Sessões Solenes (abertura, encerramento - convites, confirmações, cerimonial) 18. Suporte e Logística (slide-desk, sinalização, decoração, serviço médico, fotografia, filmagem, serviços públicos - policiamento, trânsito, linha de ônibus extra) 19.Exposição Paralela - checklist e pontos importantes a serem checados e providenciados para montagem do projeto: Exposição - planta-baixa do local; - montadora oficial dos estandes; - registro no Ministério da Indústria e Comércio; - folheto promocional específico; - regulamento geral e manual do expositor; - coquetel de lançamento; - comercialização de estandes; - equipe de vendas; - projetos de energia elétrica; - taxas da Prefeitura Municipal; - avaliação do Corpo de Bombeiros; - seguro de responsabilidade civil dos visitantes; - oficialização do evento na Secretaria da Receita Federal para importações - cronograma de montagem, realização e desmontagem; - esquema de visitação (divulgação e convites, telemarketing); - serviços de suporte para expositores, montadoras e fornecedores (credenciamento, alimentação, carga e descarga de materiais, segurança, limpeza, salas para reuniões de negócios, estacionamento privativo ou cartões de desconto, depósito de mercadorias); - atendimento a visitantes (credenciamento específico, balcão de informações, catálogo oficial, pontos multimídia, guarda-volumes); - aspectos genéricos (sinalização, decoração e jardinagem, central de recados, visitas de inspeção de fiscais); - Pessoal qualificado para gestão, supervisão e acompanhamento integral. 4. PÔR EM PRÁTICA/REALIZAÇÃO 1.     Credenciamento e Entrega de Material (crachás, pastas de trabalho, programa oficial, manual de orientação, apostilas ou anais) 2.     Controle e Supervisão das Atividades programadas, Acompanhamento dos Serviços de Terceiros, do Centro de Convenções 3.     Assessoria aos Membros das Comissões - (listagem dos inscritos, relatório de frequência) 4.     Confecção e Distribuição de certificados e formulários de avaliação aos participantes 5. PÓS-EVENTO 1.     Elaboração de Relatórios; 2.     Prestação de Contas (cliente contratante, patrocinadores, comunidade, órgãos financiadores); 3.     Análise de não conformidades para melhoria continua do evento 4.     Atualização do Banco de dados 5.     Cartas de Agradecimento ou de Resultados Obtidos;

B. POR QUE AUTOMATIZAR A GESTÃO?

Para começar, já ouviram falar que estamos em plena “Era da informação digital”?

Isso quer dizer informações confiáveis em segundos.

Outro conceito importante é a busca pelo “auto-serviço” já ouviu falar?

Estamos em um caminho sem volta, o conhecimento ganhou uma velocidade que não retrocede mais.

Vamos demonstrar motivos para automação da gestão por uma visão bem “macro”:

1.     Padronização - Consegue-se controlar e alterar os processos por que eles se tornam previsíveis

2.     Gestão facilitada – você vira o comandante do processo e com mais tempo dedica-se a outras atividades de Planejamento e menos rotineiras

3.     Redução de perdas – pois o processo é controlado sistematicamente

4.     Controle das Vendas - Acompanhamento efetivo do fluxo de caixa

5.     Implantação do auto-serviço

6.     Institucionaliza-se e se perpetua o processo de controle de pontos chaves na empresa

7.     Se evita ou reduz-se erros no processo

8.     Cria-se bancos de dados poderosos com capacidade de análise rápida para mudanças estratégicas

Palestrante – Ricardo Masch,Profissional de Marketing e Diretor de Marketing da Quality Soluções Inteligentes e UPPER Tecnologia em Eventos.

Palestra de Endomarketing, ministrada nas Dependências da Quality Soluções inteligentes dia 03/04/2009 aos colaboradores da Empresa

Referencias Bibliográficas da Palestra Folder de divulgação de curso promovido pela Associação Brasileiro de Empresas Organizadoras de Eventos - ABEOC Nacional. Guia da ABA para realização de eventos Apoio:José Masch, consultor de Empresas